Desarrollé para IBEROCEBOLLAS una aplicación web centrada en la automatización de contratos alimentarios, con el objetivo de centralizar en una única plataforma la creación de contratos, la firma de proveedores, la trazabilidad documental y el registro en AICA/RCA.
Hasta ese momento, el proceso implicaba trabajar con documentos, firmas, comunicaciones y comprobaciones separadas. La idea del proyecto fue convertir todo ese flujo en un expediente digital único y controlado.
Un único flujo para gestionar cada contrato
La aplicación permite gestionar el ciclo completo de un contrato alimentario:
Proveedor → contrato → firma → revisión → registro AICA → justificante
Cada expediente reúne los datos del proveedor, las distintas versiones del documento, las firmas, las comunicaciones realizadas, los estados del proceso y el resultado del registro.
De esta forma, la empresa puede saber en todo momento qué contratos están pendientes de firma, cuáles necesitan revisión y cuáles ya han sido registrados.
Contratos generados desde la propia aplicación
Uno de los puntos importantes del desarrollo fue adaptar la herramienta a la forma real de trabajar de IBEROCEBOLLAS.
En lugar de utilizar un formulario completamente separado del documento, la aplicación permite completar los datos sobre una representación del propio contrato.
El usuario introduce información como:
- proveedor;
- representante;
- fechas;
- producto;
- cantidades;
- precio;
- condiciones de la operación.
A partir de esos datos, el sistema genera automáticamente el contrato en PDF y prepara el expediente para continuar con el proceso de firma.
Firma desde el móvil
El proveedor no necesita instalar ninguna aplicación ni crear una cuenta.
Recibe un enlace privado por email o SMS y puede abrir el contrato directamente desde el navegador de su móvil, revisar su contenido y firmarlo.
Una vez completado el proceso, la aplicación genera el documento firmado y lo incorpora al expediente correspondiente.
Este enfoque permite simplificar el proceso para proveedores que no utilizan habitualmente herramientas digitales complejas.
Trazabilidad y evidencias
La automatización de contratos alimentarios no consiste únicamente en generar PDFs.
El sistema conserva información sobre todo el proceso, incluyendo:
- contrato preparado;
- contrato firmado;
- firmas;
- fechas y estados;
- comunicaciones;
- eventos de auditoría;
- huellas digitales de los documentos;
- operaciones realizadas con AICA;
- justificantes de registro.
Los documentos se almacenan de forma privada y se consultan desde la propia aplicación.
Integración con AICA y RCA
Otra de las partes principales del proyecto fue la integración con el Registro de Contratos Alimentarios a través de AICA.
Cuando un contrato debe registrarse, la aplicación puede realizar el proceso desde el propio expediente, evitando tener que descargar documentos y repetir manualmente la información en otro sistema.
La integración contempla:
- autenticación;
- gestión de productores;
- envío del contrato firmado;
- procesamiento de respuestas;
- almacenamiento de la referencia obtenida;
- conservación del justificante;
- gestión de errores.
Además, el sistema diferencia entre proveedores productores primarios y otros proveedores, permitiendo automatizar el envío a AICA cuando corresponde.
Automatización con revisión humana
Aunque parte del proceso está automatizado, se mantiene una fase de revisión antes de completar determinadas operaciones.
La aplicación está preparada para evitar envíos duplicados, detectar errores y gestionar resultados que requieran intervención manual.
También puede enviar avisos por correo electrónico cuando un contrato se registra correctamente o cuando existe algún problema.
Así, la automatización reduce tareas repetitivas sin perder control sobre el proceso.
Tecnología utilizada
La aplicación está desarrollada con una arquitectura sencilla y mantenible:
PHP 8.2+ · MariaDB · PDO · JavaScript · Dompdf · PHPUnit · APIs REST · Email · SMS
Se optó por una aplicación web modular, sin introducir tecnologías innecesarias para el problema que había que resolver.
También se implementaron medidas de seguridad como HTTPS, protección CSRF, consultas preparadas, almacenamiento privado de documentos, auditoría y separación de credenciales respecto al código.
Resultado
La aplicación está actualmente en producción y centraliza el proceso contractual de IBEROCEBOLLAS en una única herramienta.
El proyecto permitió transformar un proceso repartido entre documentos, firmas y distintos sistemas en un flujo digital trazable y automatizado.
Además, esta experiencia dio origen a ConectAICA, un proyecto pensado para llevar este mismo enfoque a otras empresas del sector agroalimentario.
Más información: https://conectaica.es/
