Reunitis: Por qué el 50% de tus reuniones deberían ser un email
Hay una frase que se repite en oficinas y slacks de todo el mundo, a menudo susurrada con resignación: “He tenido tantas reuniones hoy que no he podido trabajar”.
Piénsalo un segundo. Si reunirse es parte del trabajo, ¿por qué sentimos que es el enemigo del trabajo real?
La respuesta suele estar en la estructura. En el mundo corporativo moderno, hemos confundido “estar ocupados” con “ser productivos”. Y el síntoma más claro de esta confusión es la reunión: la Weekly que se alarga, la Daily que pierde el foco y la interdepartamental donde nadie sabe muy bien qué hace ahí.
Hoy quiero hablar de la eficiencia, del respeto por el tiempo ajeno y de cómo podemos salvar nuestra agenda sin parecer unos ermitaños.
El coste invisible de la “Reunión de una hora”
A menudo, cuando convocamos a 8 personas para una reunión de 1 hora, pensamos que estamos gastando una hora. Error.
Estás gastando 8 horas de trabajo. Una jornada laboral completa de una persona, consumida en 60 minutos.
Si en esa reunión solo hablan dos personas y las otras seis están “de oyentes” (o revisando el correo a escondidas porque han perdido el hilo hace 20 minutos), la empresa está tirando recursos a la basura.
El problema no es reunirse, es reunirse por inercia.
Los sospechosos habituales
Seguro que te suenan estos formatos:
- La Weekly Zombie: Esa reunión semanal de repaso de estado donde cada persona habla de lo suyo durante 5 minutos mientras los demás desconectan hasta que escuchan su nombre.
- La Daily que se convirtió en Weekly: El concepto Scrum de la “Daily” es: 15 minutos, de pie, problemas y bloqueos. En la práctica: 45 minutos sentados debatiendo la solución técnica de un problema que solo afecta a dos desarrolladores.
- La Informativa Interdepartamental: Meetings masivos para comunicar algo que ya está en un PDF adjunto. La capacidad de atención en este formato cae en picado a partir del minuto 10.
Maker’s Schedule vs. Manager’s Schedule
Paul Graham definió esto de forma magistral. Existen dos tipos de horarios:
- El horario del Gestor (Manager): Su día se divide en bloques de una hora. Para ellos, cambiar de tarea es fácil. Una reunión es solo otro bloque.
- El horario del Hacedor (Maker): Programadores, diseñadores, redactores, estrategas. Necesitan bloques de tiempo profundo (Deep Work) de 3 o 4 horas ininterrumpidas para construir algo de valor.
Cuando metes una reunión “rápida” en mitad de la mañana de un Maker, no solo le quitas esos 30 minutos. Le rompes el flujo de concentración. Recuperar ese estado mental le costará otros 20 minutos más.
Una reunión mal puesta puede destruir una mañana entera de producción.
Hacia una cultura “Asíncrona por defecto”
No estoy diciendo que debamos dejar de hablarnos. La interacción humana es vital para la cultura y la creatividad. Pero debemos ser intencionales.
Aquí van algunas propuestas para mejorar la salud de nuestro calendario (y que tus jefes agradecerán porque el equipo rendirá más):
1. Sin agenda, no hay reunión
Es una regla simple. Si la convocatoria no lleva una lista clara de puntos a tratar y un objetivo de salida (qué decisión se debe tomar), la reunión no debería aceptarse. Improvisar es caro.
2. La regla de “Lo leemos antes”
Amazon lo hace. Los primeros minutos de la reunión son en silencio para leer el documento de contexto. Si es solo informar, ahórrate la videollamada: envía un correo, un mensaje en Slack o un vídeo en Loom. Deja la reunión exclusivamente para debatir y decidir, no para leer en voz alta.
3. Reduce los asistentes (y los tiempos)
¿Realmente hace falta que esté todo el departamento de marketing? Probablemente no. Invita a los decisores. El resto puede recibir un resumen. Y recuerda: la Ley de Parkinson dice que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible. Prueba a poner reuniones de 25 minutos en lugar de 60. Te sorprenderá lo rápido que se va al grano.
Conclusión: Recupera tu tiempo
Las reuniones son una herramienta, no una obligación social ni un mecanismo de control.
Una empresa con menos reuniones innecesarias no es una empresa menos comunicativa; es una empresa más enfocada, más ágil y, sobre todo, más respetuosa con el talento de su gente.
Y tú, ¿cuántas horas crees que podrías recuperar a la semana si eliminaras las reuniones “de relleno”?